Die Urlaubsverwaltung von TimeTac automatisiert viele Schritte im Urlaubs- und Abwesenheitsantragsprozess. Nachdem festgelegt wurde wieviel Urlaubsanspruch ein Mitarbeiter hat und wie viel pro Periode an Anspruch dazukommt, berechnet TimeTac automatisch bei jedem Verbrauch den Restanspruch. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert das Beantragen von Urlauben und sonstigen Abwesenheiten. Der vollautomatische Workflow im Hintergrund informiert zuständige Manager per Mail und Benachrichtigung am Dashboard. Das garantiert eine schnelle und nachvollziehbare Abwicklung.

Warum eine Urlaubsverwaltung mit einer Arbeitszeiterfassung kombinieren?

Urlaubsanspruch

Urlaubsanspruch kann, nachdem die ersten Benutzer in der Benutzerverwaltung konfiguriert sind, automatisch von TimeTac berechnet werden. Neben dem Anspruch pro Periode, kann auch das Anspruchsintervall individuell angepasst werden. Manuelle Berechnungen sind nicht mehr notwendig, da sich der Anspruch automatisch bei jedem Verbrauch anpasst.

Lesen Sie mehr dazu: Urlaubsanspruch

Urlaubsplaner

Der Urlaubsplaner ist, als Hauptfenster der Urlaubsverwaltung, in 2 Hälften geteilt. In der oberen Hälfte wird neben den Schaltflächen für diverse Anträge (Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, sonstige Abwesenheit) eine Urlaubsübersicht dargestellt. In der unteren Hälfte kann unter anderem der Jahreskalender, der Abteilungskalender und die Antragsverwaltung angezeigt werden.

Lesen Sie mehr dazu: Urlaubsplaner

Jahreskalender

Der Jahreskalender bietet dem Benutzer einen optimalen Überblick über Arbeits-, Feier- und geplante Abwesenheitstage innerhalb eines Kalenderjahres. Farbliche Unterschiede erleichtern das Planen zukünftiger Abwesenheiten.

Lesen Sie mehr dazu: Jahreskalender

Abteilungskalender

Analog zum Jahreskalender zeigt der Abteilungskalender Abwesenheiten aller Benutzer innerhalb der selben Abteilung. Die Sichtbarkeit der Art der Abwesenheit kann, je nach Konfiguration des Benutzers in der Benutzerverwaltung, beschränkt werden.

Lesen Sie mehr dazu: Abteilungskalender

Antragsverwaltung

In der Antragsverwaltung werden alle beantragten und bereits bearbeiteten Anträge aufgelistet. Der Benutzer hat somit jederzeit einen Überblick und kann den aktuellen Status gestellter Anträge nachverfolgen.

Lesen Sie mehr dazu: Antragsverwaltung

Feiertagskalender

TimeTac stellt für den gesamten EU-Raum und viele weitere Länder einen Feiertagskalender zur Verfügung. Gesetzliche Feiertage, die ausschließlich in einem bestimmten Bundesland oder Kanton gelten, stehen ebenfalls zur Verfügung. Jedem Mitarbeiter kann in der Benutzerverwaltung der passende Feiertagskalender zugwiesen werden. Der Kalender kann auch um nicht gesetzliche Feiertage erweitert werden.

Lesen Sie mehr dazu: Feiertagskalender

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Welcome to the updated version of Employee Time Tracking from TimeTac. In addition to a more modern appearance, here’s a brief summary of the new features and changes you will find.

Create Tasks

You can now create up to 10 tasks to track time on. This gives you a better overview as to where employee time is being invested. You can create these tasks within the “Settings” menu.

Time Tracking QuickStart

We’ve given you an improved set of time tracking controls. See your currently running task and duration at a glimpse. You can quickly change task via the dropdown button.

2 familiar buttons for stopping tasks and adding memos have also been conveniently relocated here. Finally, the new break button: quickly switch to tracking your break time. Finished? Click the button again to start the previous task once more.

“Ciao” and “Salut”

TimeTac is now available for use in Italian and French. Each user can specify their own language preferences within their User Settings.

Header

Your Refresh, Help and Logout buttons have been moved slightly, and are accompanied by a new profile image. This image is displayed in various areas and reports of TimeTac. Your User Settings have also moved from the Dashboard to within this image.

Employee and Date Filters

The filtering options for employees and time frames have been relocated to a central focal point for easier navigation. You can also directly search within this employee filter too.

Reports

All reports are now conveniently located within a “Reports” menu. You can also define who has access to which reports within the “Report Permissions” menu, found within “Settings”.

Departments

Easily see who is in which department with a simple hover. You can also enabled or disable departments with a simple click.

Responsibilities

In the same manner, quickly see whose requests a particular manager is responsible for.

Menu Alterations

To finalise, there have been a few minor structural changes. “Working Time Models” are now known as “Work Schedules”. They, along with “Public Holidays”, can now be found in the “Settings” menu.

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Welcome to the updated version of Employee Time Tracking and Leave Management from TimeTac. In addition to a more modern appearance, here’s a brief summary of the new features and changes you will find.

Create Tasks

You can now create up to 10 tasks to track time on. This gives you a better overview as to where employee time is being invested. You can create these tasks within the “Settings” menu.

Time Tracking QuickStart

We’ve given you an improved set of time tracking controls. See your currently running task and duration at a glimpse. You can quickly change task via the dropdown button.

2 familiar buttons for stopping tasks and adding memos have also been conveniently relocated here. Finally, the new break button: quickly switch to tracking your break time. Finished? Click the button again to start the previous task once more.

“Ciao” and “Salut”

TimeTac is now available for use in Italian and French. Each user can specify their own language preferences within their User Settings.

Holiday Planner

The “Leave Day Planner” is now the “Holiday Planner”. You can now access the Department and Annual Calendars directly within the Holiday Planner too. Click on an absence request in the calendar display to view the request details and cancel it with ease. Multiple absences on a single day now have an improved display.

Header

Your Refresh, Help and Logout buttons have been moved slightly, and are accompanied by a new profile image. This image is displayed in various areas and reports of TimeTac. Your User Settings have also moved from the Dashboard to within this image.

Department Calendar

The new dropdown allows you to switch between a single month display and an overlapping display; easily see how requests will affect the weeks prior or upcoming.

Absence Requests

You can now define a replacement for when you are requesting time off. Colleagues will know who to contact if they have urgent matters relating to your role or work. Whether this replacement role needs to first be confirmed by the replacement is definable.

If you are interested in this new functionality, then please get in contact with your account manager.

Employee and Date Filters

The filtering options for employees and time frames have been relocated to a central focal point for easier navigation. You can also directly search within this employee filter too.

Reports

All reports are now conveniently located within a “Reports” menu. You can also define who has access to which reports within the “Report Permissions” menu, found within “Settings”.

Company Holiday

Specify company closures for specific departments or the whole organisation with ease. You can also control which type of absence this will be classified as.

Departments

Easily see who is in which department with a simple hover. You can also enabled or disable departments with a simple click.

Responsibilities

In the same manner, quickly see whose requests a particular manager is responsible for.

Menu Alterations

To finalise, there have been a few minor structural changes. “Working Time Models” are now known as “Work Schedules”. They, along with “Public Holidays”, can now be found in the “Settings” menu.

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Herzlich Willkommen in der neuen Version der TimeTac Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten funktionalen Änderungen.

Projekte und Aufgaben

Alle Einstellungsmöglichkeiten für Projekte und Aufgaben finden Sie ab sofort direkt rechts im Seitenmenü. Wählen Sie einfach die gewünschte Aufgabe oder das Projekt und die Einstellungen werden angezeigt.

Live-Erfassung – Start, Stopp und Pause

Im neuen Header gibt es für alle Nutzer und Accounts mit Live-Erfassung neue Möglichkeiten. Zusätzlich zur Anzeige der aktuell laufenden Aufgaben finden Sie Buttons für Start/Stopp, Pause und die Arbeitsnotiz. Durch Klick auf das Play-Symbol wird die zuletzt verwendete Aufgabe gestartet. Dieses Symbol wechselt nach dem Start automatisch auf das Pausen-Symbol – damit können Sie bequem und rasch zwischen Arbeitszeit und Pause wechseln. Ein Klick auf das Stopp-Symbol beendet die aktuell laufende Aufgabe.

Mit dieser neuen Möglichkeit ist es in jeder Ansicht in TimeTac möglich die Live-Zeiterfassung zu bedienen.

“Ciao” und “Salut”

TimeTac ist nun auch in den Sprachen Italienisch und Französisch verfügbar. Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache in den persönlichen Einstellungen.

Urlaubsplaner

Der Abteilungskalender und Jahreskalender sind nun direkt über den Urlaubsplaner aufrufbar. Abwesenheitsanträge können jederzeit bearbeitet werden und die Darstellung von mehreren Abwesenheiten an einem Tag wurde ebenso verbessert.

Header

Die persönlichen Einstellungen können Sie nun direkt per Klick auf Ihr Profilbild aufrufen. Den Abmeldebutton, die Hilfe und den Neustart finden Sie direkt daneben.

Abteilungskalender

Öffnen Sie das Dropdownmenü um zwischen der Monatsansicht oder der überlappenden Ansicht zu wechseln. Sie können nun viel einfacher planen und Abwesenheiten einteilen.

Abwesenheitsanträge

Wenn Sie einen neuen Antrag stellen, kann ab sofort eine Vertretung festgelegt werden. Ihre Kollegen wissen sofort an wen wichtige Angelegenheiten weitergeleitet werden können. Kontaktieren Sie uns wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Auswahl für Nutzer und Zeitraum

Die Möglichkeiten unterschiedliche Nutzer und Zeiträume auszuwählen sind nun einheitlich immer im oberen Bereich dargestellt. Damit gibt es auch in jeder Ansicht die Möglichkeit in der Nutzerauswahl bequem nach Namen zu suchen.

Auswertungen

Alle Auswertungen sind nun im Menüpunkt “Auswertungen” aufrufbar. Wechseln Sie in die “Auswertungsberechtigungen” im Menüpunkt „Einstellungen“  um festlegen welche Nutzer Zugriff auf bestimmte Auswertungen haben.

Betriebsurlaub

Legen Sie einen Betriebsurlaub für bestimmte Abteilungen oder das gesamte Unternehmen fest. Die Art der Abwesenheit können Sie direkt über den Antrag auswählen.

Abteilungen

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um alle Mitarbeiter in der Abteilung zu sehen. Mit einem Klick auf das Häkchen können Abteilungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Zuständigkeiten

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um zu kontrollieren welcher Manager für bestimmte Anträge verantwortlich ist.

Menüanderungen

Alle Einstellungen bezogen auf die Projektzeiterfassung wie „Kunden“ oder „Aufgabenarten“ befinden sich nun im Menüpunkt „Projektverwaltung“.

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Herzlich Willkommen in der neuen Version der TimeTac Projektzeiterfassung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten funktionalen Änderungen.

Projekte und Aufgaben

Alle Einstellungsmöglichkeiten für Projekte und Aufgaben finden Sie ab sofort direkt rechts im Seitenmenü. Wählen Sie einfach die gewünschte Aufgabe oder das Projekt und die Einstellungen werden angezeigt.

Live-Erfassung – Start, Stopp und Pause

Im neuen Header gibt es für alle Nutzer und Accounts mit Live-Erfassung neue Möglichkeiten. Zusätzlich zur Anzeige der aktuell laufenden Aufgaben finden Sie Buttons für Start/Stopp, Pause und die Arbeitsnotiz. Durch Klick auf das Play-Symbol wird die zuletzt verwendete Aufgabe gestartet. Dieses Symbol wechselt nach dem Start automatisch auf das Pausen-Symbol – damit können Sie bequem und rasch zwischen Arbeitszeit und Pause wechseln. Ein Klick auf das Stopp-Symbol beendet die aktuell laufende Aufgabe.

Mit dieser neuen Möglichkeit ist es in jeder Ansicht in TimeTac möglich die Live-Zeiterfassung zu bedienen.

“Ciao” und “Salut”

TimeTac ist nun auch in den Sprachen Italienisch und Französisch verfügbar. Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache in den persönlichen Einstellungen.

Header

Die persönlichen Einstellungen können Sie nun direkt per Klick auf Ihr Profilbild aufrufen. Den Abmeldebutton, die Hilfe und den Neustart finden Sie direkt daneben.

Auswahl für Nutzer und Zeitraum

Die Möglichkeiten unterschiedliche Nutzer und Zeiträume auszuwählen sind nun einheitlich immer im oberen Bereich dargestellt. Damit gibt es auch in jeder Ansicht die Möglichkeit in der Nutzerauswahl bequem nach Namen zu suchen.

Auswertungen

Alle Auswertungen sind nun im Menüpunkt “Auswertungen” aufrufbar. Wechseln Sie in die “Auswertungsberechtigungen” im Menüpunkt „Einstellungen“  um festlegen welche Nutzer Zugriff auf bestimmte Auswertungen haben.

Abteilungen

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um alle Mitarbeiter in der Abteilung zu sehen. Mit einem Klick auf das Häkchen können Abteilungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Zuständigkeiten

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um zu kontrollieren welcher Manager für bestimmte Anträge verantwortlich ist.

Menüanderungen

Alle Einstellungen bezogen auf die Projektzeiterfassung wie „Kunden“ oder „Aufgabenarten“ befinden sich nun im Menüpunkt „Projektverwaltung“. Arbeitszeitmodelle und Feiertagskalender finden Sie nun beispielsweise direkt über das linke Seitenmenü, unter dem Menüpunkt Einstellungen.

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Herzlich Willkommen in der neuen Version der TimeTac Projektzeiterfassung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten funktionalen Änderungen.

Projekte und Aufgaben

Alle Einstellungsmöglichkeiten für Projekte und Aufgaben finden Sie ab sofort direkt rechts im Seitenmenü. Wählen Sie einfach die gewünschte Aufgabe oder das Projekt und die Einstellungen werden angezeigt.

Live-Erfassung – Start, Stopp und Pause

Im neuen Header gibt es für alle Nutzer und Accounts mit Live-Erfassung neue Möglichkeiten. Zusätzlich zur Anzeige der aktuell laufenden Aufgaben finden Sie Buttons für Start/Stopp, Pause und die Arbeitsnotiz. Durch Klick auf das Play-Symbol wird die zuletzt verwendete Aufgabe gestartet. Dieses Symbol wechselt nach dem Start automatisch auf das Pausen-Symbol – damit können Sie bequem und rasch zwischen Arbeitszeit und Pause wechseln. Ein Klick auf das Stopp-Symbol beendet die aktuell laufende Aufgabe.

Mit dieser neuen Möglichkeit ist es in jeder Ansicht in TimeTac möglich die Live-Zeiterfassung zu bedienen.

“Ciao” und “Salut”

TimeTac ist nun auch in den Sprachen Italienisch und Französisch verfügbar. Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache in den persönlichen Einstellungen.

Header

Die persönlichen Einstellungen können Sie nun direkt per Klick auf Ihr Profilbild aufrufen. Den Abmeldebutton, die Hilfe und den Neustart finden Sie direkt daneben.

Auswahl für Nutzer und Zeitraum

Die Möglichkeiten unterschiedliche Nutzer und Zeiträume auszuwählen sind nun einheitlich immer im oberen Bereich dargestellt. Damit gibt es auch in jeder Ansicht die Möglichkeit in der Nutzerauswahl bequem nach Namen zu suchen.

Auswertungen

Alle Auswertungen sind nun im Menüpunkt “Auswertungen” aufrufbar. Wechseln Sie in die “Auswertungsberechtigungen” im Menüpunkt „Einstellungen“  um festlegen welche Nutzer Zugriff auf bestimmte Auswertungen haben.

Abteilungen

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um alle Mitarbeiter in der Abteilung zu sehen. Mit einem Klick auf das Häkchen können Abteilungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Zuständigkeiten

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um zu kontrollieren welcher Manager für bestimmte Anträge verantwortlich ist.

Menüanderungen

Alle Einstellungen bezogen auf die Projektzeiterfassung wie „Kunden“ oder „Aufgabenarten“ befinden sich nun im Menüpunkt „Projektverwaltung“.

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Herzlich Willkommen in der neuen Version der TimeTac Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten funktionalen Änderungen.

Projekte und Aufgaben

Alle Einstellungsmöglichkeiten für Projekte und Aufgaben finden Sie ab sofort direkt rechts im Seitenmenü. Wählen Sie einfach die gewünschte Aufgabe oder das Projekt und die Einstellungen werden angezeigt.

Live-Erfassung – Start, Stopp und Pause

Im neuen Header gibt es für alle Nutzer und Accounts mit Live-Erfassung neue Möglichkeiten. Zusätzlich zur Anzeige der aktuell laufenden Aufgaben finden Sie Buttons für Start/Stopp, Pause und die Arbeitsnotiz. Durch Klick auf das Play-Symbol wird die zuletzt verwendete Aufgabe gestartet. Dieses Symbol wechselt nach dem Start automatisch auf das Pausen-Symbol – damit können Sie bequem und rasch zwischen Arbeitszeit und Pause wechseln. Ein Klick auf das Stopp-Symbol beendet die aktuell laufende Aufgabe.

Mit dieser neuen Möglichkeit ist es in jeder Ansicht in TimeTac möglich die Live-Zeiterfassung zu bedienen.

“Ciao” und “Salut”

TimeTac ist nun auch in den Sprachen Italienisch und Französisch verfügbar. Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache in den persönlichen Einstellungen.

Urlaubsplaner

Der Abteilungskalender und Jahreskalender sind nun direkt über den Urlaubsplaner aufrufbar. Abwesenheitsanträge können jederzeit bearbeitet werden und die Darstellung von mehreren Abwesenheiten an einem Tag wurde ebenso verbessert.

Header

Die persönlichen Einstellungen können Sie nun direkt per Klick auf Ihr Profilbild aufrufen. Den Abmeldebutton, die Hilfe und den Neustart finden Sie direkt daneben.

Abteilungskalender

Öffnen Sie das Dropdownmenü um zwischen der Monatsansicht oder der überlappenden Ansicht zu wechseln. Sie können nun viel einfacher planen und Abwesenheiten einteilen.

Abwesenheitsanträge

Wenn Sie einen neuen Antrag stellen, kann ab sofort eine Vertretung festgelegt werden. Ihre Kollegen wissen sofort an wen wichtige Angelegenheiten weitergeleitet werden können. Kontaktieren Sie uns wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Auswahl für Nutzer und Zeitraum

Die Möglichkeiten unterschiedliche Nutzer und Zeiträume auszuwählen sind nun einheitlich immer im oberen Bereich dargestellt. Damit gibt es auch in jeder Ansicht die Möglichkeit in der Nutzerauswahl bequem nach Namen zu suchen.

Auswertungen

Alle Auswertungen sind nun im Menüpunkt “Auswertungen” aufrufbar. Wechseln Sie in die “Auswertungsberechtigungen” im Menüpunkt „Einstellungen“  um festlegen welche Nutzer Zugriff auf bestimmte Auswertungen haben.

Betriebsurlaub

Legen Sie einen Betriebsurlaub für bestimmte Abteilungen oder das gesamte Unternehmen fest. Die Art der Abwesenheit können Sie direkt über den Antrag auswählen.

Abteilungen

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um alle Mitarbeiter in der Abteilung zu sehen. Mit einem Klick auf das Häkchen können Abteilungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Zuständigkeiten

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Infofeld, um zu kontrollieren welcher Manager für bestimmte Anträge verantwortlich ist.

Menüanderungen

Alle Einstellungen bezogen auf die Projektzeiterfassung wie „Kunden“ oder „Aufgabenarten“ befinden sich nun im Menüpunkt „Projektverwaltung“. Arbeitszeitmodelle und Feiertagskalender finden Sie nun beispielsweise direkt über das linke Seitenmenü, unter dem Menüpunkt Einstellungen.

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Die Stundenabrechnung, als Hauptelement der Arbeitszeiterfassung, zeigt alle erfassten Zeiten und vergleicht diese mit der definierten Sollarbeitszeit. Die Stundenabrechnung berechnet und stellt zudem weitere Details, wie Tagessalden und Überstundensalden, dar.

Die Stundenabrechnung kann in diverse Dateiformate exportiert werden. Als PDF-Ausdruck kann die Stundenrechnung dem Mitarbeiter oder der Geschäftsführung vorgelegt werden.

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Jeder Benutzer kann die eigene Stundenabrechnung einsehen. Manager können die Stundenaberechnung aller Mitarbeiter in der gleichen Abteilung abrufen.

Jede Zeile stellt einen Tag dar.

Aufgabe des Arbeitszeitmodells

TimeTac benötigt Arbeitszeitmodelle um festzulegen, welche Tage Arbeitstage sind und wie viele Arbeitsstunden geleistet werden müssen. Nicht-Arbeitstage, zB Wochenenden, Feiertage und Urlaube, werden in der Abrechnung als graue Zeile dargestellt.

Genehmigungsprozess

Sobald Zeit erfasst wurde, kann die Stundenabrechnung, unabhängig voneinander, vom Mitarbeiter und dem Manager kontrolliert und abgeschlossen werden. Der Mitarbeiter kann die Abrechnung jeden Tag einzeln oder mehrere Tage auf einmal bestätigen. Wird am 15. des Monats die Abrechnung bestätigt, werden alle Tage davor abgeschlossen. Der Manager schließt die Stundenabrechnung anschließend für die Lohnverrechnung ab. Änderungen sind nach dem Abschluss nicht mehr möglich.

Mehr dazu erfahren Sie hier: Stundenabrechnung Abschluss

Spalten

Die verschiedenen Spalten der Stundenabrechnung können per Filter aus- oder eingeblendet werden. Die Abrechnung lässt sich so individualisieren und übersichtlicher darstellen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Spalten um nützliche Tooltips anzuzeigen.

Lesen Sie mehr über die Basisdarstellung.

Berechnung und Neuberechnung

TimeTac berechnet diverse Werte in der Stundenabrechnung automatisch. Laufende Aufgaben, ohne vollständig erfasste Start- und Endzeit, verfälschen die Abrechnung für diesen Tag. Grundsätzlich ist die Stundenabrechnung für den vorangegangenen Tag absolut korrekt.

Wird das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters geändert, muss die komplette Stundenabrechnung neu berechnet werden. Klicken Sie in der Stundenabrechnung auf “Neu Berechnen“. Änderungen die für einen längern Zeitraum wirksam werden, benötigen erhöhten Rechenaufwand. Die Neuberechnung kann daher etwas länger dauern.

Wurden Änderungen gemacht, die einen kürzlich vergangenen Zeitraum betreffen, klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol um die Stundenabrechnung ab dieser Zeile für den ausgewählten Mitarbeiter neu zu berechnen.

Serienbearbeitung

Sie haben in TimeTac die Möglichkeit die Stundenabrechnung mehrere Mitarbeiter gleichzeitig durchzuführen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Serienbearbeitung. Für Ihren Monatsabschluss wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter mit Strg+Klick aus.  Wählen Sie den gewünschten Aufbau ihrer Stundenabrechnung aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie entweder auf durchführen für “Alle” oder “Selektierte” um Ihre Stundenabrechnung zu erstellen.

Lesen Sie mehr über die Serienbearbeitung

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Sie können  die Stundenabrechnung auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten. Wechseln Sie dazu im Menü Stundenabrechnung mit einem Klick in die Serienbearbeitung.

Filter- und Anpassungsmöglichkeiten

Das Dropdown-Menü ermöglicht Ihnen den Wechsel zwischen der Monats- und Wochenanzeige. Mit den Pfeiltasten können Sie den Zeitraum nach Ihren Wünschen anpassen. Das zweite Dropdown-Menü gibt Ihnen die Möglichkeit für alle ausgewählten Mitarbeiter entweder die Stundenabrechnung als PDF zu exportieren oder die +M Spalte abzuschließen.

Selektionsmöglichkeiten

Mit Strg plus Linksklick wählen Sie die Mitarbeiter für Ihre Serienbearbeitung aus. Klicken Sie danach auf Selektiert um für die selektierten Mitarbeiter entweder ein PDF zu erstellen oder die +M Spalte abzuschliessen. Analog dazu können Sie für alle Mitarbeiter ein PDF erstellen oder die +M Spalte abschliessen wenn Sie auf Alle klicken.

Abschluss

Die wichtigste Funktion der Serienbearbeitung ist es, das Sie für alle Mitarbeiter gleichzeitig für ein ganzes Monat die +M Spalte abzuschliessen. Danach können Sie für sämtliche Mitarbeiter ein PDF erstellen, um es Ihren Mitarbeitern danach zum unterschreiben vorzulegen.

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TimeTac gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter Kosten und Umsatz zuzuweisen. Wechseln Sie dazu in die Benutzerverwaltungund wählen den gewünschten Benutzer aus. Auf der rechten Seite im Menü Details kann unter dem Menüpunkt Finanzen, Kostenrechnung folgendes konfiguriert werden:

• Interne Kosten pro Stunde:Tragen Sie in diesem Feld die internen Kosten für den ausgewählten Mitarbeiter ein
• Umsatz pro Stunde:Tragen Sie in diesem Feld den durchschnittlichen Umsatz ein, den der ausgewählte Mitarbeiter in Ihrer Firma erwirtschaftet
• Bestehende Zeitbuchungen überschreiben:Durch das anhacken dieser Checkbox, werden sämtliche bestehende Zeitbuchungen mit den neuen Werten für die Internen Kosten und den Umsatz überschrieben

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TimeTac gibt Ihnen die Möglichkeit, die Benutzerdaten Ihrer Mitarbeiter jederzeit anzupassen und zu konfigurieren. Wechseln Sie dazu in die Benutzerverwaltung und wählen den gewünschten Benutzer aus. Auf der rechten Seite im Menü Details kann unter dem Menüpunkt Benutzerdaten folgendes konfiguriert werden:

• Personalnummer: Falls in Ihrer Firma Personalnummern verwendet werden, tragen Sie diese hier ein.
• Nachname: Hier können Sie den Nachnamen des Mitarbeiters anpassen.
• Vorname: Hier können Sie den Vornamen des Mitarbeiters anpassen.
• Benutzername: Hier können Sie den Benutzernamen des Mitarbeiters anpassen. Mit dem Benutzernamen kann sich Ihr Mitarbeiter in TimeTac einloggen.
• Mitarbeiterkürzel: Hier können Sie ein Mitarbeiterkürzel eintragen.
• Abteilung: Über das Dropdown-Menü, können Sie die Abteilung des Benutzers auswählen.
• Abteilung gültig ab: Tragen Sie hier das Datum ein mit dem eine neue Abteilung für einen Benutzer gültig werden soll.
• Abteilungsverlauf: Wenn Sie die Maus über das Symbol bewegen, sehen Sie welchen Abteilungen dieser Benutzer schon zugeordnet war
• Benutzergruppe: Über das Dropdown-Menü können Sie festlegen ob ein Mitarbeiter ein Manager oder Benutzer ist.
• Sprache: Hier können Sie die Sprache mit der TimeTac angezeigt wird auswählen.
• Voller Personalzugriff: Um vollen Personalzugriff zu gewähren, aktivieren Sie die Checkbox Voller Personalzugriff. Manager mit vollem Personalzugriff können Zeitbuchungen, Statistiken und Reports aller Mitarbeiter bearbeiten bzw. erstellen.
• Version*: Über das Dropdown-Menü können Sie festlegen, welches Modul ein Mitarbeiter nutzen kann. Sie können hier festlegen ob Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung bzw. ein Kombination von diesen genutzt werden kann
• Neues Passwort:Hier können Sie für Ihre Mitarbeiter ein neues Passwort eintragen.
• Passwort bestätigen:Bestätigen Sie hier nochmal, das neue Passwort.

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TimeTac bietet Ihnen die Möglichkeit einen bestimmten Benutzer in der Checkbox zu selektieren. Die Benutzerauswahl gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Auswahl in allen Ansichten beizubehalten. Wenn das Schloss in einer Ansicht durch einen Klick aktiviert wird, dann wird der aktuell ausgewählte Benutzer, als Selektion für die anderen Ansichten in denen das Schloss verfügbar ist übernommen.

Ansichten

Die Benutzerauswahl ist in diesen Ansichten verfügbar:

• Kalender:

• Zeitbuchungsliste:

• Urlaubsplaner:

• Stundenabrechnung:

• Stundentabelle:

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Bereits angelegte Schichtmodelle, können Sie jederzeit über das Kontextmenü verändern und bearbeiten.

Kontextmenü

Rechtsklicken Sie dafür auf den gewünschten Tag. Um Änderung an der Schicht vorzunehmen, klicken Sie auf Schicht bearbeiten. Die zugeordneten Mitarbeiter können Sie mit einem Klick auf Mitarbeiter zuweisen anpassen. Wenn Sie die Dauer Ihrer Schicht verändern möchten, dann klicken Sie auf Schicht verlängern/verkürzen.

Schicht bearbeiten

Im Kontextmenü Schicht bearbeiten, können Sie den Datumsbereich für das Schichtmodell anpassen und den Zeitraum der Schicht auf Ihre Wünsche einstellen.

Mitarbeiter zuweisen

Im Kontextmenü Mitarbeiter zuweisen, kann auch der Datumsbereich angepasst werden. Über das Dropdown-Menü im Punkt Zugeordnete Nutzer können Sie die gewünschten Mitarbeiter für die jeweilige Schicht auswählen.

Schicht verlängern/verkürzen

Im Kontextmenü Schicht verlängern/verkürzen, haben Sie die Möglichkeit über das Kalendersymbol den Datumsbereich für den Ihre Schicht gültig ist zu verändern.

Schicht löschen

Sie können erstellte Schichtmodelle jederzeit löschen. Klicken Sie dazu in der Personaleinsatzplanung auf Schicht löschen.

Schicht löschen-Kontextmenü

Das Kontextmenü ist eine weitere Möglichkeit um eine bereits angelegte Schicht zu löschen. Rechtsklicken Sie auf den gewünschten Schichttag und wählen Sie mit einem Klick Schicht Tag löschen aus.
Mit dieser Variante können Sie aus einer bestehenden Schicht auch nur einzelne Schichttage entfernen.

Lesen Sie mehr zu Personaleinsatzplanung unter: Standorte erstellen , Neue Schicht erstellen & veröffentlichen

The post Schichten bearbeiten & löschen appeared first on TimeTac Knowledge Base.

Sie können bereits erstellte Planeinträge bearbeiten. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Planeintrag. Klicken Sie zum verändern des Planeintrages auf Planeintrag bearbeiten.Nachdem Sie auf Planeintrag bearbeiten geklickt haben, öffnet sich das Popup-Fenster Planeintrag bearbeiten. Über das Dropdown-Menü verändern Sie die Aufgabe des Planeintrages. Mit einem Klick auf das Kalendersymbol passen Sie den Zeitraum des Planeintrages auf Ihre Bedürfnisse an. Sie können den Planeintrag noch mit einer Bemerkung versehen. Wenn die Anpassungen Ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Speichern.

Planeintrag teilen

Wenn Sie einen mehrere Tage umfassenden Planeintrag auf einzelne Tage verteilen möchten, klicken Sie auf Planeintrag teilen.

Planeintrag löschen

Sie können bereits vorhandene Planeinträge auch jederzeit wieder entfernen indem Sie auf Planeintrag löschen klicken.

The post Planeinträge bearbeiten & löschen appeared first on TimeTac Knowledge Base.

Um eine neue Schicht zu erstellen wechseln Sie in das linke Seitenmenü Planung, und klicken Sie auf Personaleinsatzplanung. Klicken Sie nun auf Neue Schicht und nehmen alle notwendigen Einstellungen im erscheinenden Popup-Fenster vor. Bereits angelegte Schichten können sie mit einen Klick auf Schicht löschen wieder entfernen.

Neue Schicht erstellen

Nachdem Sie auf Neue Schicht geklickt haben, erscheint ein Popup-Fenster. Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus für welchen Standort das neue Schichtmodell gelten soll. Sie können jetzt eine bereits angelegte Schichtvorlage über das Dropdown-Menü auswählen. Geben Sie Ihrer Schicht einen individuellen Namen zu Unterscheidung.
Die Aufgabe für diese Schicht ordnen Sie über das Dropdown-Menü zu. Stellen Sie den gewünschten Arbeitszeitraum über die Dropdown-Menüs ein und selektieren Sie die gewünschten Wochentage als Arbeitstag durch Anhaken der jeweiligen Checkbox. Mit einem Klick auf den Kalender tragen Sie den Schichtzeitraum ein. Wählen Sie nun die benötigten Mitarbeiter über die Pfeiltasten aus. Über das Dropdown-Menü können Sie die Mitarbeiter auswählen, die in dieser Schicht arbeiten sollen. Nach Wunsch können Sie der Schicht noch ein Kürzel geben und eine Bemerkung hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, erstellen Sie ihre Schicht mit einem Klick auf Anwenden.

Lesen Sie mehr dazu wie Sie Schichten bearbeiten können unter:Schichten bearbeiten & löschen

Schicht veröffentlichen

Nachdem Sie eine neue Schicht erstellt haben, muss diese Schicht veröffentlicht werden. Wählen Sie die gewünschte Schicht über die Dropdownmenüs aus und haken die Checkbox an. Die ausgewählte Schicht ist nun hellblau unterlegt. Klicken Sie auf Schicht veröffentlichen. Es erscheint das Popup-Fenster Schicht veröffentlichen. Mit einem Klick auf das Kalendersymbol können Sie noch Anpassungen am Zeitraum vornehmen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Anwenden und ihre ausgewählte Schicht wird veröffentlicht. Die zugeordneten Mitarbeiter sehen die Schicht jetzt als Planeinträge in ihrem TimeTac Kalender.

Kontextmenü

Sie haben eine weitere Möglichkeit Ihre erstellten Schichtmodelle zu veröffentlichen. Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Tag öffnen Sie das Kontextmenü. Klicken Sie jetzt auf Schicht veröffentlichen, es erscheint wieder das Popup-Fenster Schicht veröffentlichen. Sie haben die Möglichkeit den Zeitraum anzupassen. Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Anwenden.

Bereits veröffentlichte Schichten können Sie über das Kontextmenü, mit einem Klick auf Veröffentlichung der Schicht aufheben widerrufen.

The post Neue Schicht erstellen & veröffentlichen appeared first on TimeTac Knowledge Base.

Eine der wichtigen Bestandteile der Personaleinsatzplanung sind die Standorte. Diese Standort sind unabhängig von den Abteilungen und können sowohl nur bestimmte Mitarbeiter einer Abteilung enthalten als auch die Mitarbeiter mehrerer Abteilungen. Sie können damit die Standorte genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Standorte sind notwendig um ein Schichtmodell zu erstellen. Wechseln Sie dazu im linken Seitenmenü Einstellungen in die Benutzereinstellungen und klicken Sie auf Standorte.

Neuen Standort erstellen

Um einen neuen Standort anzulegen klicken Sie auf Standort hinzufügen. Sie können Ihrem neuen Standort einen Namen Ihrer Wahl geben, klicken Sie dazu doppelt in das Feld Name.

Planer

Um einem Standort einen Planer zu zuordnen, machen Sie einen Doppelklick in das Feld Planer. Über das Dropdown-Menü können Sie nun für den neu angelegten Standort einen Planer zuordnen. Hacken sie dazu die Checkbox neben den gewünschten Mitarbeiter an. Planer sind Personen, die für den jeweiligen Standort Schichtpläne erstellen und ändern dürfen, sowie Mitarbeiter den verschiedenen Schichten zuordnen können.

Mitarbeiter zuordnen

Um Mitarbeiter zuordnen zu können, klicken Sie doppelt in die Spalte Zugeordnete Mitarbeiter. Über das Dropdown-Menü können Sie nun für den neu angelegten Standort Mitarbeiter zuordnen. Hacken sie dazu die Checkbox neben den gewünschten Mitarbeiter mit einem Klick an. Mitarbeiter können dann den verschiedenen Schichten zugewiesen werden.

Feiertagskalender zuordnen

Um einem Standort einen Feiertagskalender zu zuordnen, machen Sie einen Doppelklick in das Feld Feiertagsmodell. Über das Dropdown-Menü können Sie nun für den neu angelegten Standort einen Feiertagskalender bestimmen. Hacken sie dazu die Checkbox neben dem gewünschten Modell an.

Lesen Sie mehr zu Personaleinsatzplanung unter: Schichten bearbeiten & löschen, Neue Schicht erstellen & veröffentlichen

The post Standorte erstellen appeared first on TimeTac Knowledge Base.

Sie haben zwei Möglichkeiten Planeinträge zu erstellen. Um einen Planeintrag für einen einzelnen Tag zu erstellen müssen Sie auf den gewünschten Tag Rechtsklicken.

Um einen Planeintrag für einen längeren Zeitraum zu erstellen klicken sie am gewünschten Beginndatum und ziehen sie den Balken bis zum gewünschten Enddatum.

Nachdem Sie auf Planeintrag hinzufügen geklickt haben, erscheint das Popup-Fenster Planeintrag hinzufügen. Über das Dropdownmenü wählen Sie die gewünschte Aufgabe des neuen Planeintrages aus. Das Startdatum bestimmen Sie mit einen Klick auf den Kalender, das Enddatum können Sie über den Kalender anpassen. Sie können außerdem eine Planungsregel aktivieren, standardmäßig werden die Sollstunden aufgefüllt. Wenn Sie fertig sind mit Ihren neuen Planeintrag klicken Sie auf Speichern.

Serieneintrag

Wenn Sie einen Planeintrag regelmäßig wiederholen möchten, öffnen Sie das Dropdown-Menü Planungsregel und wählen Planstunden wiederholen(Serieneintrag). Sie können jetzt die Stundenanzahl bestimmmen, die Wiederholungsrate zwischen täglich und monatlich festlegen und die Variante wann dieser Serieneintrag beendet ist.

Nachdem Serieneinträge festgelegt wurden, erscheinen diese in der Projektplanung mit der gewünschten Wiederholungszahl sowie in der Kalenderansicht.

Benutzerauswahl

Sie können die angezeigten Mitarbeiter mit einem Klick auf das Dropdown-Menü auswählen. Einzelne Mitarbeiter wählen Sie durch das Anhaken der Checkbox aus. Klicken Sie auf das entsprechende Feld um sämtliche Mitarbeiter auszuwählen oder die Auswahl für alle Mitarbeiter rückgängig zu machen. Abteilungen können auf- und zugeklappt werden, klicken Sie dafür auf den Pfeil.

The post Planeinträge erstellen appeared first on TimeTac Knowledge Base.

TimeTac bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Personalbedarf für zukünftige Zeiträume genau zu planen. Sie haben die Möglichkeit Tage, Wochen oder Monatsweise, Planeinträge zu erstellen. Diese Planeinträge sehen Ihre Mitarbeiter im TimeTac-Kalender. Die verschiedenen Abteilungen Ihres Firmenorganigramms werden abgebildet. Die Projektplanung lässt Sie genau erkennen welche Mitarbeiter an dem gewünschten Tag zu Verfügung stehen.

Benutzerverwaltung

Damit Sie die Projektplanung nutzen können, müssen Sie dieses in der Benutzerverwaltung freischalten. Öffnen Sie das Menü Berechtigungen und hacken das Kästchen bei Zeige Menüpunkt Projektplanung an.

Übersicht

In der Projektplanung sehen Sie sämtlichen ausgewählten Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter werden nach Abteilungen geordnet auf der linken Seite angezeigt.
In der oberen Leiste haben Sie die Möglichkeit verschieden Anpassungen vorzunehmen. Planeinträge werden blau mit Projektnamen und Aufgabe dargestellt. Freie Tage ohne Planeintrag sind weiß angezeigt. Tage an denen die Mitarbeiter Ihnen nicht zu Verfügung stehen sind grau. Gründe dafür wie Krankenstände oder Urlaubstage sind mit der entsprechenden Abkürzung eingetragen. Leere graue Felder können Feiertage, Wochenenden oder freie Tage entsprechend des zugeordneten Arbeitszeitmodells sein.

Ansicht

Sämtliche von Ihnen angelegten Planeinträge in der Projektplanung werden im Kalender übernommen. Die Planeinträge sind beim jeweiligen Mitarbeiter und dem zuständigen Manager im Kalender hinterlegt. Klicken Sie auf Kalender im Registerkartenmenü oder im Seitenmenü um in die Kalenderansicht zu wechseln. Sämtliche in der Projektplanung erstellten Planeinträge sind als blau gestrichelte Planeinträge in Ihrem Kalender hinterlegt.

Lesen Sie mehr zum erstellen und bearbeiten von Planeinträgen:Planeinträge erstellen, Planeinträge bearbeiten & löschen

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TimeTac bietet Ihnen die Möglichkeit für zukünftige Zeiträume Ihren Personalbedarf genau zu planen. Sie haben die Möglichkeit, Tage oder Wochenweise Schichtmodelle zu erstellen. Diese Schichtmodelle sehen die von Ihnen zugeordneten Mitarbeiter im Kalender als Planeinträge. Sie können verschiedene Standorte anlegen, um Ihre Firmenstruktur abzubilden. Die Personaleinsatzplanunglässt Sie genau Ihren Bedarf an Mitarbeiter pro Schicht festlegen. Sie können die Kollegen direkt den Schichten zuweisen um Ihren Personalbedarf abzudecken. Um die Personaleinsatzplanung zu öffnen, klicken Sie im linken Seitenmenü auf den Punkt Planung. Wählen Sie jetzt die Personaleinsatzplanung mit einen Klick aus.

Übersicht

In der Personaleinsatzplanung sehen Sie sämtliche angelegten Schichten. Auf der linken Seite werden Ihnen, übersichtlich nach Standort und zugeordneten Aufgaben aufgegliedert, Ihre erstellen Schichten angezeigt.
In der oberen Leiste werden die Wochentage mit Datum des ausgewählten Schichtmodells angezeigt. Die benötigten Mitarbeiter und zugeteilten Mitarbeiter werden für jeden Tag mit einem Kreissymbol dargestellt. Bei jedem Tag wird Ihnen der Schichtzeitraum angezeigt. Außerdem können Sie durch ein Mouseover sehen welche Mitarbeiter dieser Schicht zugeteilt sind.

Lesen Sie mehr zu Standorten unter: Standorte erstellen

Benutzerverwaltung

Damit Sie in TimeTac Ihre Mitarbeiter in der Personaleinsatzplanung verplanen und als Planer für einen Standort einsetzen können, müssen Sie die notwendigen Rechte zuerst aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Menü Einstellungen und wählen Sie jetzt die Benutzerverwaltung mit einen Klick aus. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter der für Sie in der Personaleinsatzplanung verfügbar sein soll. Hacken Sie jetzt die Checkbox neben Personaleinsatzplanung mit einem Klick an. Damit steht Ihnen dieser Mitarbeiter ab sofort in der Personaleinsatzplanung zu Verfügung.

Lesen Sie mehr zu Personaleinsatzplanung unter: Schichten bearbeiten & löschen, Neue Schicht erstellen & veröffentlichen

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Urlaubsplaner Überblick

Der Urlaubsplaner ist, als Hauptfenster der Urlaubsverwaltung, in zwei Hälften geteilt. In der oberen Hälfte wird neben den Schaltflächen für diverse Anträge (Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, sonstige Abwesenheit) eine Urlaubs- und Überstundenübersicht dargestellt. In der unteren Hälfte kann unter anderem der Jahreskalender, der Abteilungskalender und die Antragsverwaltung angezeigt werden.

Urlaubsanspruch

Urlaubsanspruch kann für jeden Mitarbeiter individuell definiert werden. Lesen Sie mehr darüber wie Sie den Urlaubsanspruch konfigurieren können.

Die Urlaubsübersicht bietet einen guten Überblick über bereits verbrauchten Urlaub und Urlaubsanspruch in der aktuellen und in der nächsten Periode. Der Resturlaub ist die Differenz aus aktuellem Anspruch und beantragtem/genehmigtem Urlaub.

Antrag auf Urlaub

Klicken Sie auf Urlaub beantragen und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest. Die Dauer wird automatisch unter Berücksichtigung des geltenden Feiertagskalender und des zugewiesenen Arbeitszeitmodells berechnet. Ein optionales Kommentarfeld bietet die Möglichkeit den genauen Grund anzugeben. Abschließend klicken Sie auf Beantragen.

Ist das Start- und Enddatum des gewählten Zeitraums gleich, kann die Dauer manuell angepasst werden. Wird eine Dauer von 0.25, 0.5 oder 0.75 ausgewählt muss zusätzlich die exakte Startzeit angegeben werden.

Antrag auf Zeitausgleich

Klicken Sie auf Zeitausgleich beantragen und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest. Die Dauer wird automatisch unter Berücksichtigung des geltenden Feiertagskalender und des zugewiesenen Arbeitszeitmodells berechnet. Ein optionales Kommentarfeld bietet die Möglichkeit den genauen Grund anzugeben.

Ist das Start- und Enddatum des gewählten Zeitraums gleich, kann die Dauer manuell angepasst werden.

Abschließend klicken Sie auf Beantragen.

Krankenstand

Beantragen Sie einen Krankenstand auf die selbe Art wie einen Zeitausgleich. Optional können Sie einen Kommentar eintragen. Sobald der Krankenstand beantragt wurde, bekommt der zuständige Manager eine Benachrichtigung auf sein Dashboard.

Sonstige Abwesenheit

Wählen Sie den Abwesenheitsgrund aus und geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit an. Die Dauer wird automatisch unter Berücksichtigung des geltenden Feiertagskalender und des zugewiesenen Arbeitszeitmodells berechnet. Ein optionales Kommentarfeld bietet die Möglichkeit den genauen Grund anzugeben.

Ist das Start- und Enddatum des gewählten Zeitraums gleich, kann die Dauer manuell angepasst werden. Wird eine Dauer von 0.25, 0.5 oder 0.75 ausgewählt muss zusätzlich die exakte Startzeit angegeben werden.

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